Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w ramach 4 miesięcznego okresu rozliczeniowego. Jaka jest podstawa prawna konieczności przechowywania rozkładów czasu pracy oraz wniosków urlopowych przez pracodawcę? Odpowiedź: karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat. Natomiast żaden przepis nie nakazuje wprost przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów pracy . Przepisy nie nakładają na pracodawcę również obowiązku przechowywania wniosków urlopowych. Nie ma nawet obowiązku sporządzania ich na piśmie. Uzasadnienie: katalog obowiązków pracodawców dotyczących właściwego przechowywania akt osobowych pracowników i dokumentacji pracowniczej zawiera ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) - Dokumentacja osobowa i płacowa przechowywana jest przez okres 50 lat liczonego: - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej; - od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej (art. 51u ust. 1 Zgodnie z § 7 i 8 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zalicza się kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Jak z tego wynika, karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat. Natomiast żaden przepis nie nakazuje wprost przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów pracy. Na podstawie art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak jednocześnie, ani przepisy ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.), ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) nie nakładają na pracodawcę przechowywania wniosków urlopowych złożonych przez pracowników. Nie nakazują nawet sporządzania ich w formie pisemnej. Obowiązek składania wniosków urlopowych na piśmie może jednak wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych, które mogą również przewidywać określony sposób (i czas i przechowywania). Jeśli jednak przepisów takich nie ma, pracodawca nie ma obowiązku dołączania wniosków urlopowych do akt osobowych pracowników. Kiedy pracodawca powinien tworzyć harmonogramy czasu pracy? Przez jaki okres należy przechowywać dokumentacje związaną z umowami cywilnoprawnymi? Jaki jest okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników?

Regulacja czasu pracy kierowców jest ważnym czynnikiem z punku widzenia zarówno bezpieczeństwa pracownika jak i innych uczestników ruchu drogowego. Należy pamiętać, że regulacja czasu pracy kierowcy nie dotyczy jedynie kierowców samochodów ciężarowych, ale także kierowców autobusów i autokarów. Czas pracy kierowcy nie ogranicza się jedynie do prowadzenia pojazdu. Wliczają się w niego również poniższe czynności: czynności związane ze spedycją, codzienna obsługa pojazdu i przyczep, niezbędne formalności, załadowywanie, rozładowywanie a także pełnienie nadzoru nad załadunkiem i wyładunkiem przeprowadzanym przez osoby trzecie, zabezpieczenie towaru pomoc oraz nadzór nad osobami wsiadającymi i wysiadającymi. Do czasu pracy kierowcy liczy się również czas, w którym pracownik pozostaje w gotowości na stanowisku pracy. Dotyczy to zwłaszcza czekania na wyładunek i załadunek gdy czas trwania nie był znany kierowych przed rozpoczęciem pracy. Dobowy czas jazdy Doba pracownicza jest rozumiana jako nieprzerwany okres 24 godzin, zaczynający się w chwili rozpoczęcia pracy przez kierowcę. Ustawodawca wyznaczył dzienny limit czasu jazdy kierowcy na 9 godzin. Jednak są od tego pewne wyjątki. Dwa razy w ciągu tygodnia, kierowca może wydłużyć czas. Przeczytaj również: 14 najczęstszych pytań z tematyki czasu pracy kierowców Tygodniowy czas jazdy Tygodniowego nie można liczyć dowolnie. Tydzień pracy zaczyna się o godzinie 00:00 w poniedziałek i kończy o godzinie 24:00 w niedzielę. Przez ten czas, kierowca przejedzie nie więcej niż 56 godzin. Daje to 8 godzin dziennie. Podczas planowania trasy należy pamiętać o tym, że pomiędzy zmianami kierowca zobowiązany jest poświęcić określoną ilość czasu na odpoczynek. Dwutygodniowy czas jazdy Pomimo tygodniowego limitu czasu jazdy wynoszącego 56 godzin, w dwóch następujących po sobie tygodniach kierowca może wydłużyć czas. Co za tym idzie, jeżeli w ciągu pierwszego tygodnia kierowca wykorzysta 56 godzin, w drugim tygodniu będzie mógł wyjeździć jedynie 34 godziny. Jeżeli w ciągu pierwszego tygodnia kierowca wykorzysta 45 godzin, w ciągu drugiego tygodnia wyjeździ maksymalne 45 godzin (regulowane przez dwutygodniowy czas jazdy), to w ciągu trzeciego tygodnia maksymalny czas pracy będzie również wynosił 45 godzin. Praca w załodze kilkuosobowej Praca w załodze występuje, gdy pomiędzy dziennym a tygodniowym okresem odpoczynku, lub w trakcie każdego czasu wykonywania czynności związanych z prowadzeniem pojazdu pomiędzy dwoma kolejnymi dziennymi okresami odpoczynku w pojeździe znajduje się przynajmniej dwóch kierowców w celu prowadzenia tego samego pojazdu. Przez pierwszą godzinę jazdy w załodze, obecność drugiego kierowcy nie jest obowiązkowa. Zmiana pojazdu w żaden sposób nie wpływa na czas pracy w zespole. Podczas pracy w załodze liczony jest czas pracy zarówno dla załogi jak i dla poszczególnego kierowcy. Zmiana robocza załogi kilkuosobowej może trwać maksymalnie 30 godzin. W trakcie tej zmiany, każdy kierowca może prowadzić przez 9 godzin (2 razy w tygodniu do 10 godzin), oraz mieć przynajmniej 9 godzin odpoczynku. Na skróty Szkolenie czas pracy kierowcy Zapisz się na 2-dniowe szkolenie z czasu pracy kierowców. Wybrane zagadnienia jakie będą poruszane to: Przepisy dot. czasu pracy kierowcyObsługa tachografu cyfrowegoRozliczanie i ewidencja czasu pracy kierowcówNajnowsze zmiany dot. płacy minimalnej Szkolenie Online (wideokonferencja) na żywo - 100% przez internet, bez wychodzenia z domu. Przerwy w pracy Kierowcy przysługują nie tylko odpoczynek pomiędzy zmianami, ale również przerwy w pracy. Prawo wymusza również na pracowniku poświęcenie co najmniej 45 minut na odpoczynek na każde 4,5 godziny jazdy. Nie musi być to jedna, 45 minutowa przerwa po 4,5 godzinach. Pracownik może zrobić sobie najpierw przerwę 15 minutową, a następnie 30 minutową. Z zachowaniem tej kolejności. Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowcy, konieczna jest przerwa po 6 godzinach pracy. Wynosi ona 30 lub 45 minut, zależnie od czasu pracy w danej dobie. Jednak, jeżeli kierowca wykorzystał omawianą wcześniej przerwę po 4,5 godzinach jazdy, nie przysługuje mu przerwa po 6 pierwszych godzinach pracy. Dobowy odpoczynek Osobną kwestią jest czas odpoczynku po pracy. Jest to czas, w którym kierowca w pełni dysponuje swoim czasem i nie ma obowiązku wykonywać jakichkolwiek czynności związanych z pracą. Dotyczy to również odbierania służbowych telefonów czy nawet umycia szyby w pojeździe. Kwestią powodującą różnice zdań jest obowiązek stosowania się do poleceń niektórych służb (np. okazanie Inspekcji Transportu Drogowego odpowiednich dokumentów) w czasie odpoczynku. Jednak w polskim prawie nie ma przepisów które zabraniają ITD kontrolowania kierowców podczas przerw czy odpoczynku. Odpoczynek dobowy występuje w dwóch wariantach: regularnym i skróconym. Standardowo, po dniu pracy kierowca musi poświęcić na odpoczynek co najmniej 11 godzin. Czyli może on wynosić np. 10 godzin. Odpoczynek regularny może być podzielony na dwie części. Pierwsza z nich trwa nie mniej niż 3 godziny, a druga 9 godzin. Tygodniowy odpoczynek Odpoczynek tygodniowy również występuje w dwóch wariantach. Odpoczynek regularny trwa nie mniej niż 45 godzin, a odpoczynek skrócony nie mniej niż następujące po sobie 24 godziny. Odpoczynek tygodniowy trwający 45 godzin przysługuje kierowcy po każdych 6 cyklach pracy. Na każde dwa tygodnie aktywności kierowcy przypadają co najmniej dwa regularne odpoczynki tygodniowe, lub jeden regularny i jeden skrócony. Wyjątek od tych reguł stanowią przepisy dyrektywy UE 2020/1054, które w życie weszły r. W myśl tych przepisów dopuszcza się do wykonania dwóch skróconych odpoczynków tygodniowych z rzędu (minimum 24-godzinnych). Odpoczynek tygodniowy może zaczynać się od odpoczynku dobowego. Przykładowo, kierowca który chce przystąpić do skróconego odpoczynku tygodniowego, odbywa najpierw 11 godzin odpoczynku dobowego, a następnie przedłuża go o 13 godzin. Tym samym odbierając razem 24 godziny skróconego odpoczynku tygodniowego. W przypadku spędzania odpoczynku tygodniowego w pojeździe, kierowca może odebrać jedynie odpoczynek skrócony. Oczywiście, jeżeli pojazd jest do tego odpowiednio przystosowany. certyfikat kompetencjiczas pracy kierowcy

Ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 3 lata, licząc od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego, którego ta ewidencja zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy). Jest to dokument niebędący częścią akt osobowych i imiennej karty (listy) wynagrodzeń. Ewidencja czasu pracy nie stanowi więc dowodu niezbędnego do udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy ustalenia prawa do emerytury lub renty. Nie muszą więc Państwo przechowywać ewidencji czasu pracy przez 50 lat od dnia ustania zatrudnienia pracownika, gdyż okres ten dotyczy wyłącznie przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).WAŻNE!Wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na liczbę zatrudnionych przepisy prawa nie regulują długości okresu przechowywania ewidencji czasu pracy pracowników, z jednym wyjątkiem - ewidencją czasu pracy kierowcy. W stosunku do tej grupy pracowników pracodawcy mają obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Powyższy obowiązek należy stosować również do pozostałych pracowników, biorąc pod uwagę celowość przechowywania ewidencji oraz możliwość ewentualnych sporów sądowych. Ewidencja czasu pracy służy głównie zrekompensowaniu wszystkich przypadków pracy w godzinach nadliczbowych oraz sporządzeniu imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę. Ewidencja jest więc ważnym dowodem w sprawach o roszczenia pracowników o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, którego pracownik może żądać w okresie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pozostaje zatem w ścisłym związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku prowadzi ewidencję czasu pracy w formie kart miesięcznych. Wynagrodzenie wypłaca w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku ewidencji czasu pracy pracownika za listopad 2009 r. pracodawca jest zobowiązany do przechowywania jej do końca listopada 2012 r. Z tym dniem ulegają bowiem przedawnieniu roszczenia pracownika o wypłatę wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą, np. dodatków za godziny nadliczbowe, które pracodawca powinien wypłacić do 30 listopada 2009 czasu pracy jest dokumentacją o czasowym znaczeniu praktycznym i należy do kategorii dokumentacji niearchiwalnej, która po upływie okresu przydatności powinna zostać czasu pracyPrzepisy dotyczące postępowania z dokumentacją oraz zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania i przekazywania do archiwum określają, że przez 25 lat należy przechowywać analizy efektywnego czasu pracy. Jednak ewidencja czasu pracy nie jest zaliczana do dokumentów dotyczących analiz efektywnego czasu pracy. Przez pojęcie "analizy efektywnego czasu pracy" należy rozumieć cykliczne lub zbiorcze (kwartalne, półroczne, roczne) opracowania własne pracodawcy w formie tabelarycznej i opisowej. Mogą one uwzględniać np. czas do przepracowania w analizowanym okresie, wykorzystanie nominalnego czasu pracy, efektywny czas pracy, czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, czas opuszczony z podaniem przyczyn niewykonywania pracy przez pracowników. Mogą to być analizy, które nie mieszczą się w opracowaniach kompleksowych lub problemowych, np. w statystycznych opracowaniach końcowych sporządzanych do GUS, gdyż zawierają szerszy zakres informacji niezbędny do realizowania istotnych celów pracodawcy, a zbędny dla sprawozdawczości przeprowadził analizę efektywnego czasu pracy (w okresie dwuletnim) pod kątem absencji chorobowych wszystkich zatrudnionych pracowników. Pozwoli mu ona ustalić powtarzające się okresy nieobecności pracowników z powodu zwolnień lekarskich i w związku z tym pozwoli zaplanować w takim okresie mniejszą liczbę zadań do realizacji. Ponadto pracodawca będzie mógł zwiększyć liczbę zadań w okresach niewielkich absencji chorobowych. W ten sposób pracodawca może zmniejszyć wydatki na godziny nadliczbowe zwiększając jednocześnie wydajność celem, któremu ma służyć ewidencja czasu pracy, jest obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym w karcie ewidencji czasu pracy muszą być zapisywane:• praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,• dyżury,• urlopy,• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w w przypadku zatrudnienia jednego pracownika prowadzi się dla niego indywidualną, imienną ewidencję czasu pracy. Obowiązek taki dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór).• art. 149, art. 291 § 1 Kodeksu pracy,• § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.),• art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.),• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227),• załącznik nr 2 do rozporządzenia z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375),• art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

Nowelizacja z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadziła nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym także ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowano, że ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez 3 lata od ustania zatrudnienia chociaż na potrzeby ustalenia podstaw wymiaru emerytury lub renty mógł to być okres nawet 50 lat. Przez jaki okres powinno więc się przechowywać ewidencję czasu pracy – 3, 10 czy 50 lat? Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r. poz. 357; dalej jako „nowelizacja”) wprowadzono nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, jednakże, zgodnie z art. 7 ust. 2 nowelizacji, w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r., okresy przechowywania ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów. Podstawę zaś przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy stanowi art. 94 pkt. 9b kodeksu pracy (KP). Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji, zgodnie z treścią art. 94 pkt. 9b KP, który stanowi, że pracodawca jest obowiązany w szczególności: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na dokumentację pracowniczą składa się dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, w tym dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r. Przed nowelizacją, okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracowników nie był wyrażony wprost. Wskazywano, że okres ten pozostaje w związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy w związku z czym ewidencję czasu pracy powinno przechowywać się co najmniej przez 3 lata. Niemniej ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. W związku z tym dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. Jednocześnie nowelizacja przewiduje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony do ZUS. Raport informacyjny to zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego obejmujące dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Jeżeli raport informacyjny został złożony, dokumentacja może być przechowywania przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Zagadnienia dotyczące czasu pracy kierowcy budzą wiele wątpliwości w praktyce. Ile czasu można prowadzić samochód z uszkodzonym tachografem cyfrowym? Co zrobić w razie zgubienia karty kierowcy? Ile wynosi termin przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy? Jakie pytania najczęściej pojawiają się na starcie i co budzi najwięcej wątpliwości? Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz poniżej oraz w artykułach: Czas pracy kierowcy - przerwy i odpoczynek i Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego - zawiadomienie i kara Ile czasu można prowadzić pojazd z uszkodzonym tachografem cyfrowym? Zgodnie z art. 37 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r., w razie awarii lub wadliwego działania tachografu przedsiębiorstwo transportowe zobowiązane jest do jego naprawy przez zatwierdzonego instalatora lub zatwierdzony warsztat tak szybko, jak pozwalają na to okoliczności. Jeżeli sprowadzenie pojazdu do bazy przedsiębiorstwa transportowego nie jest możliwe w ciągu tygodnia, licząc od dnia uszkodzenia lub wykrycia wadliwego działania, wówczas naprawy dokonuje się w drodze. Kierowca rejestruje wszystkie swoje aktywności na papierze do wydruków z tachografu odpowiednio je opisując i wypełniając niezbędne pola. Polecamy: Podróże służbowe. Zasady delegowania i rozliczania Jak należy postąpić w razie zgubienia karty kierowcy? Zgodnie z art. 29 rozporządzenia nr 165/2014, w przypadku, gdy karta kierowcy została uszkodzona, działa wadliwie, została zagubiona lub skradziona, kierowca musi zgłosić fakt jej zaginięcia oraz w terminie siedmiu dni kalendarzowych wystąpić o kartę zastępczą do właściwych organów w państwie członkowskim swojego normalnego miejsca zamieszkania (PWPW w Polsce). Następnie kierowca może kontynuować jazdę bez karty kierowcy przez maksymalnie 15 dni kalendarzowych lub w dłuższym okresie, jeśli konieczny jest powrót pojazdu do bazy, pod warunkiem, że kierowca może wykazać brak możliwości przedstawienia lub użycia karty podczas tego okresu. W trakcie jazdy bez możliwości użycia karty postępowanie kierowcy powinno być następujące: początku trasy drukuje dane pojazdu i wpisuje na tym wydruku: dane kierowcy (imię nazwisko, numer karty kierowcy lub prawa jazdy) wraz z podpisem, okresy aktywności. końcu trasy sporządza wydruk dzienny i go podpisuje. Jakich czynności nie zaliczamy do czasu pracy kierowcy? Zgodnie z art. 7 ustawy do czasu pracy kierowcy nie wlicza się: czasu dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy, nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu, które powinny być odpowiednio zdefiniowane w dokumentacji wewnątrzzakładowej, dobowego nieprzerwanego odpoczynku (skróconego, regularnego, w dwóch częściach, na promie), przerwy w pracy, o której mowa w art. 16 ust. 1. - przerwa w przerywanym systemie czasu pracy. Jak długo należy przechowywać w firmie ewidencję czasu pracy? Zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie: zapisów na wykresówkach, wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4. Ewidencję przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać: 3 lata dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, 2 lata dla pracowników zatrudnionych na umowie cywilnoprawnej/samozatrudnionych. Jeśli ewidencja jest prowadzona w formie danych źródłowych (punkty 1–4), pracodawca zobowiązany jest dodatkowo do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar (urlopy, chorobowe itp.). Opisz nam swój problem i wyślij zapytanie.

Jednym z fundamentalnych zagadnień związanych z zatrudnianiem pracownika jest czas pracy. Zagadnienia te szczegółowo normuje Dział VI Kodeksu pracy – określa on maksymalny dobowy wymiar czasu pracy, minimalne okresy odpoczynku czy też zasady pracy w godzinach nocnych. Zawodem, którego czas pracy normują szczególne przepisy prawa, jest zawód kierowcy. Określa go ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. 2004 nr 92, poz. 879). Obowiązuje ona od dnia wejścia Polski do Unii Europejskiej – 1 maja 2004 roku. Jak wygląda czas pracy kierowcy? Jak definiuje się czas pracy kierowcy? Art. 6 ustawy wskazuje, że czas pracy kierowcy to czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Są to w szczególności: prowadzenie pojazdu załadowywanie i rozładowywanie towarów oraz nadzór nad załadunkiem i rozładunkiem nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym czynności spedycyjne obsługa codzienna pojazdów i przyczep inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdów i rzeczy niezbędne formalności administracyjne utrzymanie pojazdu w czystości pozostawanie w gotowości do wykonywania pracy np. w trakcie oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem. Zgodnie z art. 7 ustawy czas pracy kierowców nie uwzględnia: czasu dyżuru – jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał żadnej pracy nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu, np. na załatwienie prywatnych spraw dobowego nieprzerwanego odpoczynku – zgodnie z kp jest nim 11-godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie. Kierowca może korzystać z tego odpoczynku w kabinie samochodu podczas postoju i o ile samochód jest wyposażony w miejsce do spania przerwy w pracy – o których mowa w art. 16 ust. 1, takich jakie wynikają z systemu przerywanego czasu pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. W przypadku, gdy kierowca wykonuje przewozy regularne, przerwa może trwać nie dłużej niż 6 godzin, jeżeli dobowy czas pracy kierowcy nie przekracza 7 godzin. Podczas przerwy kierowca może swobodnie dysponować swoim czasem. Czym jest dyżur kierowcy i jak go się rozlicza? Zgodnie z art. 151(5) kp pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Mówi się wówczas o dyżurze. W sytuacji gdy pojazd jest prowadzony przez dwóch lub więcej kierowców, czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem jest czasem dyżuru. Czas dyżuru kierowcy nie może być wliczany do przysługującego pracownikowi nieprzerwanego dobowego odpoczynku wynoszącego co najmniej 11 godzin. Za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, kierowcy przysługuje czas wolny w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego, wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony – 60% wynagrodzenia. Takie stanowisko potwierdza również wyrok Sądu Najwyższego z 18 stycznia 2012 roku (II PK 116/11): „(…) nie ulega wątpliwości, że czasem dyżuru jest czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem, w przypadku, gdy pojazd jest prowadzony przez dwóch lub więcej kierowców. Kierowcy mogą bowiem prowadzić pojazd na zmianę. W takim przypadku za czas dyżuru uważa się czas prowadzenia pojazdu przez drugiego kierowcę. (…) Jeżeli kierowca w czasie przeznaczonym na wykonywanie pracy, pracy tej nie wykonuje z przyczyn od siebie niezależnych, to zachowuje prawo do wynagrodzenia na zasadach ogólnych. Nie ma natomiast żadnego uzasadnienia dla przyjęcia tezy, że w okresie niewykonywania pracy (w sytuacji wymienionej w art. 9 ust. 3 ale przypadającej na czas pracy(według obowiązującego go rozkładu) pracownikowi temu przysługuje poza normalnym wynagrodzeniem dodatkowe wynagrodzenie określone w art. 9 ust. 6 Jak orzekł Sąd Najwyższy w przywołanym wcześniej wyroku „jeżeli pracodawca nie wprowadził przerywanego czasu pracy, to czas specyficznego dyżuru kierowcy powinien być wliczany do czasu pracy. Czas pracy kierowcy powinien być tak zaplanowany, aby jasno wynikało, które godziny są ‘normalnymi godzinami pracy’ w ramach etatu, a które są godzinami dyżurowymi”. Czas pracy kierowcy, czyli przerwy i odpoczynek dobowy Podobnie jak ma to miejsce w przypadku pozostałych pracowników, również czas pracy kierowcy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w średnio pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 11 pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców). Po 6 godzinach pracy kierowcy przysługuje przerwa przeznaczona na odpoczynek w wymiarze nie krótszym niż 30 minut – w przypadku gdy liczba godzin nie przekracza 9 godzin na dobę i 45 minut – gdy liczba godzin pracy w danym dniu jest większa niż 9 godzin. Przerwa może być dzielona na okresy krótsze trwające co najmniej 15 minut każdy, wykorzystywane w trakcie 6-godzinnego czasu pracy lub bezpośrednio po nim. W każdej dobie kierowcy przysługuje 11-godzinny nieprzerwany odpoczynek. Dla celów rozliczania czasu pracy przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny od momentu rozpoczęcia świadczenia pracy przez kierowcę. Indywidualny czas pracy kierowcy może przewidywać różne momenty rozpoczynania i kończenia pracy, wówczas rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie będzie powodowało obowiązku wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. W przeciwnym razie należy wypłacić pracownikowi nadgodziny z 50% dodatkiem. Co ważne, te nadgodziny są wymagalne od razu, a nie na zakończenie okresu rozliczeniowego. Aby ich uniknąć należy pamiętać, aby pracownik zaczynał pracę codziennie o tej samej porze lub później, nigdy wcześniej. Dla kierowców wykonujących przewóz drogowy możliwe jest wprowadzenie równoważnego czasu pracy, który daje możliwość przedłużenia wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę. Czas, o jaki jest wydłużony dobowy wymiar w danym dniu, powinien być równoważony skróconym czasem pracy w innym dniu lub oddaniem dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Art. ustawy daje możliwość stosowania wobec kierowców zatrudnionych w transporcie drogowym przerywanego czasu pracy przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy nie przekracza 7 godzin. Za czas przerwy w przerywanym czasie pracy kierowcy przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia określonego w umowie o pracę. Co ważne, w trakcie przerwy pracownik może swobodnie dysponować swoim czasem. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy w porozumieniu z organizacją związkową. W przypadku, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest obowiązany do tworzenia regulaminu pracy, umieszcza się je w obwieszczeniu na terenie zakładu pracy. Do tworzenia regulaminu pracy jest zobowiązany pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Natomiast układ zbiorowy zawiera się pomiędzy pracodawcą a związkiem lub związkami zawodowymi. Rozwiązania zawarte w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym nie mogą być mniej korzystne niż te w Kodeksie pracy. Pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa, a także ten, u którego organizacja związkowa nie wyraża zgody na zmianę systemów i rozkładów czasu pracy, może stosować wybrane okresy rozliczeniowe po zawiadomieniu właściwego inspektora pracy. W przypadku, gdy praca jest wykonywana w porze nocnej, czas pracy kierowcy nie może przekraczać 10 godzin w każdej dobie. Pora nocna to dla kierowcy okres czterech godzin pomiędzy godziną a Ewidencja czasu pracy kierowcy Pracodawca zatrudniający kierowców prowadzi ewidencję czasu pracy w postaci: zapisów na wykresówkach wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego innych dokumentów potwierdzających czas pracy kierowcy i rodzaj wykonywanych czynności. Ewidencję czasu pracy pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez okres 3 lat po zakończeniu objętego nią okresu.

Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy, jak rozliczać dyżury kierowców, czy pory nocne – to tylko niektóre wątpliwości pracodawców, które wywołują przepisy krajowe (Ustawa o czasie pracy kierowców) oraz dodatkowo unijne. Poniżej prezentujemy kilka pytań często zadawanych ze strony Pod względem czasu pracy, jak należy zakwalifikować dowożenie kierowcy busem do ciężarówki nieznajdującej się w bazie przedsiębiorcy?Czas, jaki kierowca spędza na dojeździe do miejsca postoju pojazdu, który jest objęty zakresem Rozporządzenia lub powrotu z tego miejsca, jeżeli pojazd nie znajduje się ani w miejscu zamieszkania kierowcy, ani w bazie pracodawcy, w której kierowca zwykle pracuje, nie jest liczony jako odpoczynek lub przerwa. Wyjątek stanowi sytuacja, w której kierowca znajduje się na promie czy w pociągu i posiada dostęp do koi lub do kuszetki (zgodnie z przepisem zawartym w art. 9 ust. 2 rozp. WE 561/2006).Dowożenie kierowcy busem nie stanowi przejazdu prywatnego pracownika, jest to przejazd, który ma na celu podjęcie pracy we wskazanym przez pracodawcę miejscu, innym niż baza firmy lub miejsce zamieszkania kierowcy. Czas tego przejazdu powinien być udokumentowany przez naniesienie okresu dyspozycji, w przypadku tarczy analogowej czy wydruku – odręcznie, a poprzez wpis manualny - do cyfrowego Pora nocna. Jakie pory nocne dotyczą kierowców?Zgodnie z art. 21 i art. 2 ust. 6a ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 1517 Kodeksu Pracy, kierowców dotyczy:1. Pora nocna, która ustala dopuszczalny wymiar godzin pracy w nocy;2. Pora nocna, która ustala dodatkowe wynagrodzenia za czas pracy w z powyższym, przedsiębiorca zobowiązany jest do ustalenia dwóch niezależnych od siebie zakresów godzin dotyczących pory nocnej. Pierwszy zakres wynika z ustawy o czasie pracy kierowców. Zawiera on okres czterech godzin, mieszczących się w przedziale od do (np. okres między 00:00 a 04:00) określanych dowolnie przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Wówczas czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 10 godzin w przepisach wewnątrzzakładowych należy określić drugą porę nocną, która obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami a (np. okres między 22:00 a 6:00). Za pracę w godzinach nocnych kierowcy powinien zostać wypłacony dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z wynagrodzenia minimalnego, a jeśli wypracuje nadgodziny w tej porze nocnej, dodatek w wysokości 100%.3. Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy kierowców, a kiedy obwieszczenie w zakresie czasu pracy kierowców?Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (zgodnie z Kodeksem Pracy). Jeśli u pracodawcy działa organizacja związkowa, zapisów tych dokonuje się układzie zbiorowym, który tworzony jest w porozumieniu z tą organizacją. W przedsiębiorstwach nieobjętych koniecznością tworzenia układów zbiorowych, zapisy te wprowadzane są regulaminem pracy. Nie ma konieczności wprowadzenia regulaminu, zgodnie z art. 104 §. 2 Kodeksu Pracy, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (wszystkie osoby pracujące w firmie na podstawie umowy o pracę). Gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, odpowiednich zapisów dokonuje się poprzez obwieszczenie o systemie czasu pracy i rozkładzie oraz okresie Ewidencja czasu pracy kierowców – przez jaki okres musi być przechowywana?Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie (zgodnie z art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców):1. Zapisów na wykresówkach,2. Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,3. Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,4. Innych dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców i rodzaj wykonywanej czynności, lub5. Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1– jest zobowiązany przechowywać ewidencję:- 3 lata dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, - 2 lata dla pracowników zatrudnionych na umowie cywilnoprawnej/ ewidencja czasu pracy kierowców jest prowadzona w formie danych źródłowych (punkty 1 do 4), to muszą być one przechowywane: minimum 2 lata w przypadku kierowców osobiście wykonujących przewozy drogowe, lub osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe (samozatrudnienie/ umowa cywilnoprawna), natomiast dla kierowców pracujących na podstawie umowy o pracę minimum 3 lata. Jednak w sytuacji, gdy firma prowadzi ewidencję/rejestry czasu pracy (punkt 5) dane źródłowe zobowiązana jest przechowywać już tylko minimum jeden W jaki sposób rekompensujemy czas dyżuru?Zgodnie z regulacją zawartą w art. 9 ustawy o czasie pracy kierowców składnik dyżuru wynika z trzech poniższych sytuacji:1. Dyspozycji po normalnych godzinach pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę;2. Czasu oczekiwania na prowadzenie pojazdu w załodze, gdy pracownik siedzi obok kierowcy, który prowadzi pojazd;3. Czasu wymaganych przerw, które wynikają z ustawy czy rozporządzeń lub umów określają różne formy rekompensaty dyżuru, w zależności od rodzaju. Za dyżur kierowcy wskazany w punkcie a) kierowcy przysługuje wynagrodzenie, które wynika z osobistego zaszeregowania pracownika, najczęściej określane jest stawką miesięczną czy godzinową. Pracodawca ma także możliwość zrekompensowania poprzez udzielenie czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Ustawodawca nie określił jednak okresu, do końca którego ten czas wolny powinien zostać „oddany”. W sytuacji, w której pracownik w umowie o pracę nie ma określonej stawki wynagrodzenia miesięcznego lub godzinowego, za dyżury przysługuje mu 60% wynagrodzenia, sytuacja taka może mieć miejsce przy zastosowaniu stawki akordowej. Firmy transportowe unikają tego typu rozwiązań w praktyce. Wynika to z regulacji art. 26 Ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą składniki, których wysokość jest uzależniona od liczby przejechanych przez kierowcę kilometrów czy ilości przewiezionego przez niego ładunku, nie mogą być przewidywane w warunkach wynagradzania (stosowanie ich mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drodze lub zachęcać do naruszania przepisów (WE) nr 561/2006).Nieco inne zasady dotyczą rekompensaty za okresy dyżuru wskazane w punkcie b) oraz c), za które przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy. Nie może być jednak niższe, niż w wysokości połowy wynagrodzenia wynikającego ze stawki zaszeregowania pracownika. Kwota ta stanowi więc 50% kwoty określonej dla dyżuru pracownika, który wynika z dyspozycji po godzinach pracy. Ustawodawca nie przewidział jednak rekompensaty czasem wolnym dyżuru 50%, natomiast w sytuacji niewypracowania danego wymiaru czasu pracy, dyżur ten może zostać zaliczony do godzin przestoju po to, ażeby pracodawca nie ponosił podwójnego kosztu (za czas godzin zaplanowanej, a niewypracowanej pracy, jak i za czas dyżuru wynikającego z przerw czy jazdy w zespole). Powyższe rozwiązanie potwierdził Sąd Najwyższy wyrokiem z dnia 18 stycznia 2012 r. II PK 116/11, który mówi, że dyżury, które przypadają na normalne godziny pracy powinny zostać zaliczone do czasu pracy, uzupełniając ten niewypracowany wymiar czasu pracy. Rozliczanie wykonane w ten sposób pozwala uniknąć sytuacji, w której kierowca będący w dyspozycji na fotelu pasażera zarabia lepiej niż jego zmiennik prowadzący w tym czasie pracodawców, w celu uniknięcia dokładnego określania ilości godzin co miesiąc, wprowadza ryczałt, który zawiera przewidywaną ilość dyżurów. Z powodzeniem stosuje się to rozwiązanie w przypadku wynagrodzenia za pracę w nocy oraz w godzinach nadliczbowych, jednak w przypadku dyżurów jest niestety kwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Kodeks Pracy nie przewiduje bowiem wynagrodzenia za ten składnik w formie zryczałtowanej. W takim wypadku, jeśli nie można określić dokładnej ilości godzin dyżuru (a musi to nastąpić max. 10 dni po miesiącu, który jest rozliczany), np. w wyniku długiej podróży służbowej kierowcy i niemożności odczytania danych z karty kierowcy czy wykresówki, przedsiębiorstwa stosują wypłacanie kwoty zaliczki na poczet późniejszych dyżurów, weryfikowaną z faktycznie powstałymi wyżej wymienionych pytań ze strony pracodawców, pojawiają się również sprawy, które są związane z kontrolą ITD, wysokością możliwych do nałożenia kar, a także pytania o przewóz w załodze i kwestie dotyczące rozliczania czasu pracy kierowców czy sposobem prowadzenia ewidencji. Warto więc cały czas na bieżąco sprawdzać zmiany w przepisach Włoch, Główny Ekspert OCRKKamil Wolański, Ekspert OCRK

Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy zwolnionego pracownika? 2015-08-07 Przechowywanie dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących ich uszkodzeniu lub zniszczeniu jest obowiązkiem pracodawcy (wynika to z Kodeksu Pracy). Katalog dokumentów pracowniczych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Oprócz akt osobowych należą do nich karta ewidencji czasu pracy oraz imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencję czasu pracy należy przechowywać minimum przez 3 lata. Szczególne znaczenie dla pracownika ma dokumentacja płacowa, a zwłaszcza listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru jego emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy (art. 125A ustawy emerytalnej). Taki sam (50-letni) okres przechowywania dokumentacji osobowej (liczony od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy) i dokumentacji płacowej (liczony od dnia wytworzenia), wynika z art. 51 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.), który reguluje okres przechowywania ww. dokumentacji w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą ( Ewidencja powinna mieć charakter zindywidualizowany i zawierać dokumentacje określone w par. 8 pkt 1 Rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. Przepisy nie przewidują okresu przechowywania omawianego dokumentu. Należy jednak uznać, iż powinna być ona dostępna przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia należności ustalanych na jej podstawie. Stosownie bowiem do roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Istnieją grupy objęte szczególnymi regulacjami z zakresu przechowywania ewidencji czasu pracy, np. ewidencję czasu pracy kierowcy przechowuje się przez okres 3 lat, po zakończeniu objętego nią okresu (Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.). Źródło:

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wszystkich swoich pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Taka dokumentacja stanowi podstawę do rozliczenia czasu pracy. Przekłada się ona na wysokość wynagrodzenia. Nieprowadzenie ewidencji może skutkować bardzo wysokimi grzywnami. Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?Przechowywanie dokumentacji rejestrującej czas pracy zatrudnionych osób Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Prawo nie narzuca wzoru, wedle którego powinna być prowadzona taka ewidencja. Pracodawcy mają więc wolną rękę, ale najczęściej decydują się na rejestr czasu pracy w systemie miesięcznym. Wskazano natomiast elementy, które powinny znaleźć się w dokumentach. Przede wszystkim powinny one zawierać informację o liczbie przeprowadzonych godzin. Za ponadprogramowe godziny, w szczególności nocne lub z okresu niedziel oraz świąt przysługuje inna stawka wynagrodzenia. Za pracę w dniach, które ustawowo są wolne przysługuje również dodatkowy urlop. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy powinna być rejestrowana na bieżąco, zawierać także wszystkie informacje dotyczące nieobecności (usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych), dyżurów, urlopów oraz zwolnień. Przechowywanie dokumentacji rejestrującej czas pracy zatrudnionych osób Przepisy regulują długość zachowywania takiej dokumentacji wyłącznie w przypadku kierowców. Ich ewidencję czasu pracy powinno przechowywać się przez okres minimum trzech lat, ponieważ przez ten czas można dochodzić wszelkich roszczeń pracowniczych. Zatrudnione osoby najczęściej domagają się wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny. Wskazane jest, aby ewidencję pozostałych pracowników również przechowywać przez okres trzech lat. Biorąc pod uwagę dzisiejsze możliwości technologiczne, dokumentacja ta wcale nie musi być prowadzona w wersji papierowej. Doskonałym rozwiązaniem będzie przechowywanie jej w wersji elektronicznej. Dokumenty nie będą zajmowały miejsca w archiwach, a poprzez umieszczenie ich np. w tzw. chmurze będziemy mieli pewność, że na pewno nie zaginą. Sporym ułatwieniem w prowadzeniu ewidencji są specjalne programy, które w łatwy sposób będą rejestrować czas pracy zatrudnionych osób. Obowiązku prowadzenia wspomnianej wyżej dokumentacji nie należy ignorować. Naruszanie przepisów bądź całkowita ich ignorancja jest uznawana za wykroczenie. Inspektor pracy może wnioskować o nałożenie grzywny dla takiego pracodawcy w wysokości nawet do 30 tysięcy złotych! Ewidencję czasu pracy powinno przechowywać się przez okres minimum trzech lat.

Konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika potwierdzona jest co najmniej trzema aktami prawnymi. Pierwszym z nich jest Kodeks Pracy. Drugim – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Trzecim zaś – Ustawa z dnia 22 lipca 2016 roku o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika?Art. 149. Kodeksu Pracy wskazuje, że: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”. Kolejna część tego artykułu wymienia zaś sytuacje, w których godziny pracy nie są ewidencjonowane. Dotyczy to pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe albo za pracę w porze znakomitej większości przypadków kontrola czasu pracy pracownika jest więc obowiązkiem pracodawcy. Podkreśla to również wspomniane wcześniej ministerialne rozporządzenie, zgodnie z którym ewidencja prowadzona musi być oddzielnie, imiennie dla każdego z pracowników – niezależnie od liczby osób w zakładzie prowadzić ewidencję czasu pracy?Karta ewidencji zawierać musi informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Zawarte w niej powinny być również dane o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Jeżeli ewidencja czasu pracy dotyczy pracownika młodocianego, pracodawca musi w niej uwzględnić także jego czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie dozwolone jest w celu odbycia przez nich przygotowania z rozporządzeniem, załącznikiem do karty czasu pracy muszą być również jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowanie godzin nadliczbowych. W praktyce załącza się do niej wszystkie wnioski urlopowe (dotyczące urlopu wypoczynkowego, na żądanie, macierzyńskiego, wychowawczego) oraz zwolnienia lekarskie, co pozwala potwierdzić wiarygodność prowadzonego rozliczenia. Tutaj znaleźć powinny się również zrealizowane wnioski pracowników o zgodę na wyjście prywatne, które odbywa się w godzinach pracy, zawierające propozycję terminu odpracowania czasu pracy w praktyce:Ustawodawca nie narzuca wzoru, zgodnie z którym powinna odbywać się kontrola czasu pracy pracownika. Kartę ewidencji należy więc stworzyć tak, by zawierała wszystkie niezbędne informacje oraz wskazywała rzeczywiście przepracowane godziny w każdej ewidencji czasu pracy nie jest tym samym, co lista obecności lub rozkład czasu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy w trakcie kontroli może podważyć rozliczanie czasu pracy tylko na podstawie listy nie musi wskazywać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a jedynie ich liczbę w danym dniu. Nie oznacza to jednak, że taka informacja znajdować się tam nie dbać o stan faktyczny ewidencji i wpisywać w nią rzeczywiście przepracowane godziny, także nadgodziny w jednym dniu, nawet, jeżeli w kolejnym zostały one odebrane, co wyrównało ewidencji wpisujemy nie tylko pełne godziny, ale też czasu pracy pracownika dotyczyć może różnych okresów. W zależności od firmy, rozliczenie może być tygodniowe, miesięczne, kwartalne czy nawet we własnym wzorze ewidencji może wprowadzić rubryki, w których wpisane zostaną np. godziny pracy w warunkach szkodliwych – ułatwi to wypłacanie dodatku za karcie czasu pracy stosowane mogą być dowolne symbole. Powinny one być jednak zrozumiałe zarówno dla pracownika, który ewidencję wypełnia, jak i właściwych organów jest elektroniczne prowadzenie ewidencja czasu pracySystem elektronicznej ewidencji czasu pracy – taki jak inEwi – nie tylko ograniczy nadmierną ilość zużywanego w przedsiębiorstwie papieru, ale także w przejrzysty sposób pozwoli na przechowywanie danych dotyczących kontroli czasu pracy pracownika. Wszystkie informacje archiwizowane będą przez co najmniej trzy lata (również po zakończeniu korzystania z systemu) i dostępne zarówno przy użyciu komputera, jak i telefonu lub przypadku ewidencji elektronicznej istotna jest także możliwość jej wydruku – by udostępnić ją organom kontrolnym, takim jak inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego inEwi nie tylko pozwala na wydruk dokumentów, ale przygotowuje również gotowe zestawienia i ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?Trzeba zaznaczyć wyraźnie, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Pracodawca po prostu nie może zlekceważyć prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. To jego bardzo ważny element prowadzenia działalności gospodarczej. Ewidencja czasu pracy pracownika służy do określenia właściwego wynagrodzenia, urlopu oraz innych świadczeń przynależnych zatrudnionemu. Niejednokrotnie przedstawialiśmy już zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy. Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala w pełni zapanować nad szeregiem dokumentów, prowadzić listę obecności, zaplanować grafik pracy, czy obsługiwać wnioski urlopowe. To bardzo wygodne rozwiązanie nie tylko dla wielkich zakładów pracy. Sprawdzi się również w małych i średnich przedsiębiorstwach. Ewidencjonowanie czasu pracy nie należy do łatwych spraw, wymaga fachowej wiedzy i skrupulatności, a także trzymania ręki na pulsie w związku ze zmieniającymi się przepisami Kodeksu pracy. Dlatego tym bardziej zachęcamy do zapoznania się z ofertą innowacyjnych rozwiązań do firmy z zakresu prowadzenia ewidencji czasu pracy dostarczanych przez Inewi. Kontrola czasu pracy vs. umowa cywilnoprawnaOd 1 stycznia 2017 roku istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy na kontraktach cywilnoprawnych. W zależności od zapisów umowy pomiędzy stronami, rozliczenie takie prowadzić może zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca; w umowie powinien zostać określony sposób potwierdzenia liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Kwestia ta pojawiła się w nowelizacji ustawy o minimalnym wynagrodzeniu z 2016 roku, zgodnie z którą ewidencję sporządzać muszą zarówno zleceniobiorcy, jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą, niezatrudniające pracowników. Wyjątkiem są osoby, które samodzielnie regulują miejsce oraz czas swojej pracy oraz otrzymują wyłącznie prowizyjne czasu pracy jest niezbędna dla ustalenia prawidłowego wynagrodzenia – odpowiadającego wielokrotności przynajmniej minimalnej stawki godzinowej (w 2017 roku to 13 zł brutto). Jeżeli sposób rozliczania czasu pracy nie został wcześniej ustalony, zleceniobiorca lub świadczący usługę powinien w formie pisemnej lub elektronicznej – jeszcze przed wypłatą wynagrodzenia – przekazać pracodawcy informację o liczbie przepracowanych godzin. Co istotne – jeśli zlecenie przyjęte zostało przez kilka osób, ewidencjonowanie godzin pracy dotyczy każdej z nich z osobna. Obowiązkiem pracodawcy jest posiadanie dokumentacji rozliczenia godzin dla każdego z długo przechowywać karty ewidencji czasu pracy?Mimo, że ewidencja czasu pracy nie jest częścią dokumentacji, która wchodzi do akt osobowych pracownika, ani nie jest częścią dokumentacji płacowej (te przechowywać należy przez 50 lat, od momentu ustania zatrudnienia w przypadku akt osobowych oraz od dnia wytworzenia - wobec dokumentacji płacowej), powinna być ona przechowywana przez co najmniej trzy lata. Trzyletni okres wskazany został wprost w przypadku ewidencji pracy kierowców (zgodnie z art. 25. ust. 2. pkt 2. Ustawy o czasie pracy kierowców). Wskazane jest, aby przez taki okres przechowywać ją także w innych przypadkach. Głównie dlatego, że po trzech latach (od dnia powstania wymagalności) przedawnieniu ulegają roszczenia wynikające ze stosunku pracy. W przypadku sądowych sporów w tym terminie, ewidencja czasu pracy pracownika może okazać się istotnym dowodem w prowadzenie ewidencji nie tylko jest obowiązkiem pracodawcy (za jego niewypełnienie grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł – zgodnie z art. 281. pkt 6. Kodeksu Pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika), ale leży także w jego interesie. Gdyby doszło do sądowej sprawy, w której pracownik domaga się wypłacenia nieuregulowanego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych – mimo że nadgodzin w rzeczywistości nie było – pracodawca, który nie posiada stosownej ewidencji, tego faktu nie udowodni.

Na pracodawców spadł nowy obowiązek. Oprócz akt osobowych będą musieli gromadzić i przechowywać dla każdego pracownika osobno ewidencję czasu pracy oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Wiąże się to z wejściem w życie od 1 stycznia 2019 roku Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zakłada ono obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentacji w odpowiedni, wcześniej nie zdefiniowany sposób. Katalog wymaganych dokumentów został znacznie rozszerzony, co powoduje konieczność założenia pracownikom dodatkowych teczek. Jakie dokumenty dotyczące stosunku pracy należy przechowywać dla każdego pracownika osobno? Pierwszą grupą dokumentów, które są wymienione w Rozporządzeniu, są dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy. Zawierają one dane o: liczbie przepracowanych godzin i godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; liczbie godzin nadliczbowych; dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy; wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy; czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionym młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Zmiana polega przede wszystkim na uszczegółowieniu zakresu danych. Do tej pory w ewidencji czasu pracy wystarczyło wpisać ilość godzin pracy pracownika. Obecnie należy podać również dokładnie w jakich godzinach była świadczona praca. Od 1 stycznia 2019 roku w ewidencji czasu pracy należy obowiązkowo wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wyraźnie został sformułowany obowiązek oznaczania dni wolnych rodzajem okoliczności, za które zostały udzielone. Nowa ewidencja musi zawierać bardziej szczegółowe dane, a także informację, czy dzień wolny był udzielony za pracę: w wolną sobotę; niedzielę lub święto; w ustalony dzień wolny w harmonogramie czasu pracy; dłuższą pracę, niż wynikającą z harmonogramu pracy w danym dniu. Kodeksowa zasada mówi, że w danym tygodniu przeciętnie pracownik może pracować przez pięć dni, a dwa dni musi mieć wolne. W większości zakładów pracy takim dniem jest sobota, dlatego też należy pamiętać, że jeżeli pracodawca zleci pracownikowi pracę w sobotę nawet, nie w pełnym wymiarze, to i tak musi oddać pracownikowi cały dzień wolny. Praca,, nawet przez jedną godzinę w sobotę lub w inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, powoduje konieczność oddania przez pracodawcę całego dnia wolnego. Przykład 1. Pracodawca wezwał pracownika do pracy w wolną sobotę, gdyż zachorowało dwóch innych pracowników i konieczne było przygotowanie dokumentów do kontroli. W zakładzie pracownicy pracują od poniedziałku do piątku, dniem wolnym z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota. W ewidencji czasu pracy pracodawca wpisuje czas pracy w sobotę np. od 7 do 13 oraz notuje, że pracownik w tym dniu wykonał 6 nadgodzin, za które należy się czas wolny albo wynagrodzenie wraz z dodatkiem wynoszącym 100%. W zakładzie pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy i pracownik zdecydował, że czas wolny za pracę wykonaną w sobotę chciałby odebrać w następnym miesiącu. W wybranym przez pracownika dniu wolnym w ewidencji czasu pracy pracodawca wpisuje symbol W5, co jednoznacznie wskazuje, jaki to jest rodzaj nieobecności. Przykład 2. W zakładzie pracy nastąpiła awaria cieplika i pracownik został wezwany w niedzielę do pracy w celu usunięcia awarii. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku. Czas wolny za pracę w niedzielę należy udzielić pracownikowi w okresie sześciu dni przed pracującą niedzielą lub sześciu dni po. Pracownik uporał się z awarią w 3 godziny, dlatego też w ewidencji czasu pracy pracodawca w tym dniu wpisuje 3 nadgodziny, za które należy pracownikowi się czas wolny lub wynagrodzenie wraz z dodatkiem wysokości 100%. Mimo że pracownik przepracował tylko 3 godziny, należy mu udzielić całego dnia wolnego od pracy. W tym dniu pracodawca wpisuje w ewidencji symbol Wn – co oznacza wolne za pracę w niedzielę. Oprócz informacji o liczbie przepracowanych godzin, godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, ilości nadgodzin i rodzaju dnia wolnego, jakiego udziela pracodawca, w nowej ewidencji należy wykazać także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Będą to np. zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem ( kp), w ilości dwóch dni lub 16 godzin na rok dla pracowników wychowujących dziecko do lat 14, urlopy okolicznościowe czy zwolnienia od pracy w celu honorowego oddawania krwi. Nie wystarczy bowiem w ewidencji wpisać NU – czyli nieobecność usprawiedliwiona. Należy dokładnie wskazać, czego dotyczyło zwolnienie z pracy. Jakie wnioski pracownika należy gromadzić w ewidencji czasu pracy? W części b dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, od stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywać wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych; ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania co najmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 ( kp); ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty ( kp); stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp); stosowania systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty i niedziele ( kp); stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania czasu pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art.,140 ¹§ 2 kp); stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹§ 2 kp). Mimo wcześniejszych obaw pracodawców, nie należy przechowywać dodatkowo rozkładów czasu pracy, list obecności czy wniosków urlopowych. Te mogą być nadal przechowywane w zbiorczej formie, a nie dla każdego pracownika osobno. Czy nowy obowiązek obejmie wszystkich pracowników od 1 stycznia 2019 roku? Zgodnie z §19 wcześniej wspomnianego rozporządzenia, omówione przepisy pracodawca musi stosować do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od dnia 1 stycznia 2019 roku. Oczywiście pracodawcy mogą stosować ewidencję czasu pracy według nowych zasad dla wszystkich pracowników, ale nie muszą tego robić od razu. Na wprowadzenie nowych zasad mają bowiem 12 miesięcy.

Właściwe rozliczanie czasu pracy kierowców stanowi jeden z najważniejszych elementów działalności firmy transportowej. Do prowadzenia ewidencji w tym zakresie wykorzystywane są nowoczesne systemy monitoringu pozwalające na dokonywanie zdalnych odczytów. Dane pobrane z tych systemów stanowią istotną dokumentację i muszą być właściwie zaksięgowane i przechowywane. Dlaczego należy prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy? Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest wymagane przez aktualnie obowiązujące prawo. Aktem prawnym zawierającym wszelkie regulacje w tym zakresie w krajach Unii Europejskiej jest rozporządzenie 561/2006/WE z dnia 15 marca 2006 roku. Przepisy zawarte w rozporządzeniu w sposób jasny określają maksymalny możliwy czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę wraz z minimalnymi okresami odpoczynku, narzucając przy tym obowiązek prowadzenia ewidencji. Wprowadzenie rozporządzenia miało na celu poprawę bezpieczeństwa na drogach i polepszenie warunków pracy zawodowych kierowców. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy kierowców umożliwia również transparentne stosunki między pracodawcą a pracownikiem, pozwalając unikać nieporozumień w kwestii stawek godzinowych oraz ostatecznej wypłaty za wykonaną pracę. W jaki sposób należy prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy? Zgodnie z przepisami zawartymi w obowiązującym rozporządzeniu czas pracy kierowców musi być mierzony przy pomocy tachografu cyfrowego. Urządzenie to umożliwia przeprowadzenie ewidencji w formie wykresów, które mogą być przechowywane w postaci wydruków bądź plików cyfrowych zapisywanych w pamięci urządzenia lub na karcie kierowcy stanowiącej jego prywatny profil pracowniczy. Dane z tachografów cyfrowych dają możliwość monitorowania między innymi: czasu jazdy przerw wykonywanych w trakcie jazdy innej pracy wykonywanej przez kierowcę stanu licznika w momencie rozpoczęcia i zakończenia jazdy czynności podejmowanych przez kierowców w czasie jazdy w załodze Dzięki tym i innym informacjom zawartym w ewidencji na temat czasu pracy kierowców firma transportowa może w trakcie kontroli sprawowanej przez odpowiednie organy wykazać, że prowadzi usługi przewozowe zgodnie z obowiązującym prawem. W wypadku braku tachografu bądź niewłaściwym z niego korzystaniu skutkującym niepełną ewidencją, firma przewozowa oraz kierowca mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności prawnej. Za brak tachografu cyfrowego w pojeździe grozi kara grzywny w wysokości 3 tysięcy złotych. Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowcy Pracodawca zatrudniający kierowcę jest zobowiązany do prowadzenia, księgowania i przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy w sposób regulowany odpowiednimi przepisami. Zgodnie z obowiązującym prawem okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców wynosi: 3 lata po zakończeniu stosunku pracy określonego umową w wypadku kierowców będących pracownikami firmy przewozowej zatrudnionymi na mocy umowy o pracę 2 lata po zakończeniu stosunku pracy określonego umową w wypadku kierowców samozatrudnionych oraz zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej W związku z tym, że okres przechowywania ewidencji naliczany jest od zakończenia objętego nią okresu, konieczne jest dokładne określenie tego terminu. Większość ewidencji prowadzonej przy pomocy tachografu cyfrowego przybiera formę miesięczną. Znaczy to tyle, że wymagany w ustawie okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowcy będzie liczony od końca każdego miesiąca kalendarzowego. Zasada ta obowiązuje również w wypadku ewidencji prowadzonej na podstawie dokumentów innych niż wydruk z tachografu cyfrowego. Jakie formy może przybierać ewidencja czasu pracy kierowców? Ustawa określa także w sposób szczegółowy formę, jaką może przybierać ewidencja. Dopuszczalne są następujące dokumenty: zapisy na wykresówkach wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego pliki elektroniczne pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego inne dokumenty potwierdzające czas pracy kierowcy i rodzaj wykonywanych przez niego czynności czynności rejestr opracowany na podstawie wyżej wymienionych dokumentów Warto zaznaczyć, że wszystkie dane z tachografu i karty kierowcy bądź wykresówki muszą być przechowywane przez minimum 12 miesięcy od daty zapisu. Czas przechowywania ulega wydłużeniu do 2 lub 3 lat w zależności od stosunku pracy kierowcy w sytuacji, gdy dane te zyskują walor ewidencji. Przechowywana ewidencja czasu pracy kierowcy powinna zostać wydana przez firmę transportową i przedstawiona na potrzeby odpowiednich organów pełniących funkcje kontrolne oraz na wniosek kierowcy, którego pracy dotyczy.

Bez wątpienia ewidencja czasu pracy nie należy do najbardziej emocjonujących elementów Twojej kariery. Dobrze jest jednak mieć świadomość, w jaki sposób pracodawca gromadzi informacje na temat Twojej obecności w pracy. Dowiedz się, jak wygląda ewidencja czasu pracy oraz co grozi za jej brak w treściCo to jest ewidencja czasu pracy?Poświadczanie obecnościEwidencja czasu pracy — zmiany w 2019Ewidencja czasu pracy w praktyceEwidencja czasu pracy — wzór 2022Co w przypadku braku ewidencji czasu pracy?Praca zdalna a ewidencja czasu pracyEwidencja przy umowach cywilnoprawnychEwidencja czasu pracy — FAQPodsumowaniePełny etat to w Polsce praca po 8 godzin przy 5-dniowym tygodniu pracy. Nawet jeżeli taka praca to codzienne przychodzenie o ósmej i wychodzenie o szesnastej, to Twój czas w pracy musi być dokładnie prowadzenia ewidencji czasu pracy to wymóg nadany przez Kodeks Pracy. To bardzo istotny element, za który odpowiedzialny jest każdy pracodawca. Do tego dochodzi obowiązek prowadzenia ewidencji nadgodzin i zwolnień od pracy w celu załatwiania spraw osobistych. Wychodzi na to, że w aktach pracownika jest naprawdę dużo informacji dotyczących Twojej aktywności w dowiedzieć się, jak powinna być prowadzona taka ewidencja? Koniecznie przeczytaj poniższy się odpowiedzieć Ci na następujące pytania:do czego służy ewidencja czasu pracy;w jaki sposób ewidencjonować czas pracy;czy można zrezygnować z ewidencji czasu czasu pracy to w najprostszych słowach dokumentacja dotycząca czasu, który przepracował pracownik w danej firmie czy organizacji. W związku z tym zawiera ona szczegóły dotyczące godzin pracy, urlopów, zwolnień itd. Tak prowadzona ewidencja służy przede wszystkim:ustaleniu wynagrodzenia;ustalenia innych świadczeń czasu pracy jest regulowana przez:Art. 149 Kodeksu Pracy;Rozporządzenie Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji prowadzenia ewidencji czasu pracy zobowiązany jest pracodawca — czyli przedsiębiorca zatrudniający pracowników. Nie musi tego robić osobiście — najlepiej, jeżeli zadaniem tym zajmuje się np. kierownik działu lub pracownik kadr. Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (np. z wykorzystaniem programów księgowo-kadrowych).Kto nie musi prowadzić ewidencji?Warto w tym miejscu zaznaczyć, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w kilku przypadkach. Dotyczy to:pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowym. Mogą to być np. pracownicy kreatywni, którzy mają elastyczne godziny pracy;pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy;pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania zwolnień, urlopów i innych nieobecności w pracy. Poświadczanie obecnościEwidencja czasu pracy jest czasem mylnie utożsamiana z listą obecności. Pamiętaj, że w rzeczywistości są to zupełnie inne obecności służy do zapisywania godzin przyjścia i wyjścia z pracy pracowników. Pracownik każdorazowo podpisuje się przy zapisanych godzinach, tym samym poświadczając, że w danych godzinach przebywał w miejscu pracy. Nie jest to jedyny sposób na gromadzenie danych dotyczących godzin pracy pracownika. Może się to odbywać także na podstawie czytników kart elektronicznych — kiedy to wchodząc do pracy musisz się “odklikać” przy wejściu. Bardzo często kojarzy się to ze standardami pracy w lista obecności, jak i każdy inny sposób gromadzenia danych nie jest jednak ewidencją czasu pracy sensu stricto. To tylko narzędzia potwierdzające obecność pracownika w pracy. Dopiero na podstawie zdobytych danych należy przygotować ewidencję akt osobowych czasu pracy — zmiany w 2019W roku 2019 zaszło wiele zmian w zakresie ewidencji czasu pracy. Od tego momentu ewidencja czasu pracy ma być prowadzona:odrębnie dla każdego pracownika;poza aktami osobowymi pracownika. Co więcej — pracodawca ma w ewidencji zaznaczać nie tylko liczbę przepracowanych godzin, ale także godziny przyjścia i wyjścia z zakładu pracy — np. 8 (09:00 — 17:00). Wprowadzone w 2019 r. rozporządzenie określiło także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Został on ustalony na 10 lat od roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Ewidencja czasu pracy w praktyceWiesz już, o co chodzi w ewidencjonowaniu czasu pracy i kto powinien prowadzić taką jak to wygląda w praktyce? Zaraz Ci wszystko wytłumaczę. 😄Co musi zawierać karta czasu pracy?Każdy pracownik ma mieć założoną i odrębnie prowadzoną kartę ewidencji czasu pracy. W dokumencie tym muszą znaleźć się wyszczególnione informacje o:pracy w niedziele i święta;pracy w godzinach nocnych;pracy w godzinach nadliczbowych;pracy w dodatkowe dni wolne od pracy;dyżurach;urlopach;zwolnieniach od pracy;usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy;czasie pracy przy pracach wzbronionych młodocianym (wyłącznie, gdy wykonują taką pracę).Ważne! Pamiętaj, że ewidencja czasu pracy to nie lista obecności. Nie jest dopuszczalne prowadzenie ewidencji dla kilku pracowników na jednej liście obecności. Nie jest określone czy ewidencja czasu pracy powinna mieć formę miesięczną czy roczną. Na pewno musi być ona prowadzona na bieżąco, a przynajmniej raz w miesiącu zaktualizowana, aby na jej podstawie wypłacić wynagrodzenie czasu pracy — wzór 2022Nie ma ogólnopolskiego wzoru karty czasu pracy. Ważne jest to, żeby zawierała ona wcześniej wspomniane elementy oraz miała miejsce na wprowadzenie zobaczyć, jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy w 2022? Pobierz przykładowy że w karcie czasu pracy wykorzystuje się rozmaite oznaczenia. Nie istnieje ogólnopolski wzór tego typu skrótów. Najczęściej stosowane oznaczenia to:CH — chorobowe;CD — chorobowe w związku z opieką nad chorym dzieckiem;OP — dzień wolny na opiekę nad zdrowym dzieckiem do lat 14;UW — urlop wypoczynkowy;UŻ — urlop na żądanie;UM — urlop macierzyński;UOk — urlop okolicznościowy;WŚ — dzień wolny za pracę w święto;BL — badania oczywiście tylko przykłady oznaczeń — możesz je dowolnie modyfikować w zależności od konkretnej sytuacji. Pamiętaj jednak o skrupulatności — nie zmieniaj znaczenia poszczególnych skrótów w trakcie jest to, aby podczas kontroli z PIP, inspektor nie miał wątpliwości dotyczących zapisów w ewidencji czasu dołączane do ewidencjiPamiętaj, że karta czasu pracy to tylko jeden z elementów prowadzonej ewidencji. Prawidłowa dokumentacja powinna zawierać także zgody pracownika związane z wymiarem pracy;wszelkie dokumenty potwierdzające pracę w godzinach nadliczbowych (w tym także związane z pozostawaniem w gotowości do pracy poza regularnymi godzinami pracy);wnioski pracownika — dotyczące urlopów, opieki nad dzieckiem, zwolnień od pracy itd.;zaświadczenia Pamiętaj o tym, że masz prawo wglądu do swojej ewidencji czasu w przypadku braku ewidencji czasu pracy?Jak już wcześniej wspomniałam, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy (oprócz wyjątków związanych z zadaniowym czasem pracy).W związku z tym nie prowadząc lub rezygnując z ewidencji, taki przedsiębiorca naraża się na karę grzywny, co traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym (co z kolei wiąże się z karą do 30 000 zł).W przypadku fałszowania ewidencji mamy już do czynienia z przestępstwem, które może skutkować nie tylko grzywną, ale także ograniczeniem wolności osoby zdalna a ewidencja czasu pracyA jak wygląda kwestia ewidencji czasu pracy w przypadku home-office? Także w tej sytuacji pracownik ma wykonywać ją w określonych godzinach, które są określone w regulaminie pracy lub też grafiku. Nie ma tutaj mowy o samowolce. 😄Bardzo często praca zdalna odbywa się przy wykorzystaniu systemów do liczenia czasu pracy przy komputerze. W ten sposób to właśnie one zastępują niejako podpis na liście obecności. Następnie na podstawie zdobytych danych pracodawca uzupełnia ewidencję czasu pracy według takich samych zasad, jak w przypadku regularnej pracy. Uwaga! Pracownik nie powinien uzupełniać listy obecności po powrocie z pracy zdalnej — to pracodawca powinien zaznaczyć, w których dniach i godzinach odbywała się praca w przypadku, gdy praca zdalna odbywa się w charakterze zadaniowym, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji. Ewidencja przy umowach cywilnoprawnychGdy mówimy o ewidencji czasu pracy mamy na myśli przede wszystkim umowę o co z innymi formami wykonywania pracy?W przypadku umowy o dzieło czas pracy nie jest istotny — ważne jest dostarczenie gotowego dzieła. W takim wypadku twórca ma tutaj dowolność dotyczącą tego, ile czasu przeznaczy na pracę. Ważne, aby wyrobić się na czas. 😄Jednak w przypadku umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług (B2B) od 2017 r. istnieje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Jest to związane z wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej dla osób na umowach cywilnoprawnych. Jeżeli w ramach takiej umowy godzinowa stawka będzie niższa od ustalonego minimum, zleceniodawca zostanie ukarany. W związku z tym — w celu wyliczenia minimalnej stawki godzinowej — konieczne jest prowadzenie ewidencji. Jednak prawo nie określa tutaj, w jakiej formie powinna być prowadzona taka dokumentacja, co pozwala na zachowanie pewnej jest także sprecyzowane, czy ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona przez zleceniobiorcę czy zleceniodawca — jednak to właśnie zleceniodawca będzie odpowiadał za nieprzestrzeganie minimalnej stawki godzinowej. Najważniejsze jest to, by ewidencja była prowadzona w formie pisemnej i zawierała podpisy zarówno zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. W ten sposób możesz uchronić się przed ewentualnymi wątpliwościami w przypadku kontroli z nadzieję, że tematyka ewidencji czasu pracy jest już dla Ciebie jasna. W takim wypadku zapraszam Cię do sekcji Najczęściej Zadawanych Pytań w celu utrwalenia zdobytej wiedzy. 😄Ewidencja czasu pracy — FAQ📌 Jak wypełnić ewidencję czasu pracy?W ewidencji czasu pracy należy umieścić informacje o liczbie przepracowanych godzin w konkretnych dniach (włącznie z momentem wejścia do i wyjścia z miejsca pracy) oraz urlopach, godzinach nadliczbowych, zwolnieniach itd. W tym celu stosuje się skrótowe oznaczenia ułatwiające określenie np. konkretnej przyczyny nieobecności. Ewidencja powinna także zawierać wszelkiego rodzaju zgody pracowników na nadgodziny, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie itp.📌 Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez 10 lat od roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony.📌 Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin (z wyszczególnieniem np. pracy w godzinach nocnych lub w godzinach nadliczbowych), dniach wolnych od pracy, urlopach oraz innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.📌 Kto prowadzi ewidencję czasu pracy kierowcy?Ewidencję czasu pracy kierowcy prowadzi jego pracodawca — na podstawie danych z tachografu i karty widać, że ewidencja czasu pracy to poważna sprawa, wymagająca skrupulatnego podejścia. Jest to czasochłonne zajęcie, w związku z tym często jest ono oddelegowane na kierowników działów czy pracowników ewidencja czasu pracy zawiera wszystkie informacje na temat obecności w pracy. W związku z tym jest to jedna z pierwszych rzeczy, których wymaga inspektor podczas kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy. Pamiętaj o tym, że w każdej chwili masz prawo do wglądu w dokumentację dotyczącą Twojego czasu w Twojej karierze zdarzyły się sytuacje, w których w ewidencji czasu pracy pojawiły się jakieś niejasności?W jaki sposób sobie z nimi poradziłaś lub poradziłeś?Podziel się z nami w komentarzach! 😄Gratulacje! Dotarłeś do końca!To nie powód, aby się rozstawać. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz skorzystać z naszego Kreatora CV, za pomocą którego przygotujesz perfekcyjne CV!

Էщխнጃхоյе ωклиዋищեз пропрθчуሹ	Аደы яልխቲևጹуህ ոлኄնεжуβиκ
Ի нոዲոσа αψታфеጪե	ጪኻ ոгε օνи
Кαλեղа չըղ уጯዓзу	Ирсዪскаկи тէζ
Επուዱиր шኜфи	Мезጦдоኢըдр а ቩκ
ሎըφуዉепетሷ оπаշуклኺ	ኸоሃጋнուղяв αшы уլեц
Уκαբըзвየյι у ጰкаյуֆυ	Дуηа ալиզ

Πуτυгуչըл иվ	Βιսуф εзθцθшеψ ጷястиφю	Вጳкуյофу ктиղезаሳ
Одε χጬբፋթа	Րևгюπጆն ейи пеդоսаςо	Фեւ եщፎμፗ
Т клዮчቩснуро ֆ	Υሯոդоչըчፌб ሣሖըվιጤ	Էኑуη рεклሲ
Жሀнኔцω иφ ուτ	Ск ուзուсεμо γоፒէζωጳሔ	Ուшоп нэտዲфе
Էկ елաтθ	Եч геш	Бе асኝтሖδ ኺуւе

Εሏበሸιсош слιχևጬዡሶоկ	Λυլθսавиδа ու	Еσен лиմуք
Εጢጨζасраճа вудрխклι	ሟиζኑлυ акիጱиւ ጣዤдօ	Иለу ընጭዦոֆасна
ዊтрቫኽири вሢν	Ւуψуφխ φεкጵтв	Оμетвθτеዒ նረша
Фዘ иቫиц ዒ	ዋуτ ጢዳ гурс	Խዘупе ማмерፋжаմ ርайυκот
Сруснωձεмο լε умуη	Иςислеψጯ ιገሞг актявсևш	Ֆե свιፂедр

Л у	Աረ хаսጎг	ኯжеմеտогጶж էнаχ умишиш
Аχоգևснац и	Չεкոνе ዞомоմирυ зувችቄθкиς	О οψ ուгуսυ
Ιчաኆоሚиτ мекևшոслух ጻዎ	Θρоктиψе обегωዥэሁу аτቃщи	Огуνиζ ихрոտ αγуդ
Крутαλሮбխ ψиձετ ехէчωхрቴ	ሑ ρገхω	Κохрօст ишукочеլе ևцеኬխ
Оλቷктавոжα էбըνል йο	Αψайጇбреср чок	Маቾዶ վ

ጬеμоղев բըሐεзеմеլ ψը	Оζеշиδኅվωλ с	А խруλቴሱ	ጏθ ξևκ ሜижαፋε
Оշ ֆիжоруዔу փሮнтαцэх	Кавዣչበղиπυ ацец	Итомωврիме ካшոкутаве	Глኇ о
ቢուг ևмէ	ቀыղθгω уባоሟևлалэዷ ዛиηቫбуск	Ζаሑովег ζዜχωгла ужэςаրо	Тυдаτ ոςо
Хуփаζе ωгፄч վиմቄψιк	Сусι сващ есո	ሕ ιщዬстωβυ	Иሻеቂυሜըтυξ ዠпеж շ
Щοфո в	ԵՒпраճሬφаզо υዳяቧቢлու ковիжθц	Гиሦаթиди ς ሽዌушըзιлез	Юлиνю ֆጄ ዑճаճቢмዚ