Jedną z największych bolączek w zakładach przemysłowych jest duża rotacja pracowników, szczególnie na stanowiskach produkcyjnych. Niewiele firm może się pochwalić stabilnością personelu. Fluktuacja ludzi wiąże się z koniecznością przeprowadzania szkoleń dla nowo zatrudnionych. Dlatego też bardzo ważne jest, aby cały ten proces wdrażania odbywał się w sposób zaplanowany, skuteczny i efektywny. Dzięki temu w krótkim czasie, przy małym nakładzie finansowym możemy ukształtować pracownika pracującego na wysokim poziomie jakości i zgodnie ze standardami panującymi w organizacji. Świetnym rozwiązaniem jest TWI – zapraszam do wpisu. TWI – co to jest? Jak powinno się wdrażać nowego pracownika? Odpowiedź: TWI . Osobiście nie znam lepszego podejścia na przyuczenie nowo zatrudnionej osoby do stanowiska roboczego jak wykorzystanie programu TWI. Jak większość narzędzi jakościowych, każdy z etapów programu TWI również opiera się na tak słynnym i wszechstronnie wykorzystywanym kole Deminga (cykl PDCA). TWI jest akronimem z angielskich słów Training Within Industry. W dosłownym tłumaczeniu oznacza „Trening w przemyśle”. Na wstępie warto przybliżyć historię powstania programu TWI, aby zrozumieć sens jego wdrażania. Otóż TWI wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych i został rozpowszechniony w trakcie trwania II Wojny Światowej. Tocząca się wojna spowodowała zaciąg do wojska mężczyzn z doświadczeniem produkcyjnym, a dodatkowo zwiększająca się podaż na asortyment konieczny do walk sprawiła, że zakłady produkcyjne zmuszone były na zatrudnianie nowych pracobiorców, którzy nie mieli doświadczenia, wykształcenia czy przygotowania zawodowego. Dlatego wymyślono program, który stawiał na rozwój doświadczonych operatorów, mistrzów, brygadzistów, kierowników. W efekcie tych działań dobrze wyszkolona kadra przełożonych była w stanie w krótkim okresie czasu przygotować nowe osoby do pracy na stanowisku oraz zapewnić wzrost jakości i wydajności. Zatem TWI to nie tylko szkolenie pracownika, ale szersze spojrzenie na strategię/filozofię wdrażania pracownika oraz doskonalenie procesów. Program TWI skupia się nie tylko na pracowniku, ale i na przełożonym (liderze) i jego umiejętnościach zarówno tych miękkich jak i twardych, aby jak najlepiej, najdokładniej i najtrafniej przekazać wiedzę pracownikowi. TWI – wymagania Kluczowe wymagania, które stawiane są liderowi TWI to posiadanie wiedzy dotyczącej realizowanego procesu produkcyjnego. Lider musi znać założenia technologiczne, aby móc je następnie przekazać szkolonej osobie. Kolejny aspekt związany jest ze znajomością kompetencji oraz obszaru odpowiedzialności, jakie panują w jego dziale/gnieździe produkcyjnym. Wymienione do tej pory wymogi nabywane są w trakcie pracy to tzw. doświadczenie zawodowe. Natomiast trzeba pamiętać, że dobry lider powinien umieć przekazywać posiadaną wiedzę, być dobrym przywódcą oraz wiedzieć, jak usprawniać sposób pracy. Najważniejszą odpowiedzialnością, jaką ponosi lider TWI to branie odpowiedzialności za osobę, którą szkoli. Lider musi mieć świadomość, że od niego zależy jak szybko i jak skutecznie szkolona osoba przyswoi niezbędną wiedzę i umiejętności. Skuteczne przeszkolenie pracownika przełoży się na jego wysoką świadomość oraz dobrą pracę na stanowisku roboczym. TWI – jakie są kolejne etapy I. Instrukcja pracy = instruowanie pracownika w TWI Instrukcja pracy, czy też instruowanie pracownika ma na celu wspieranie przełożonego (lidera) podczas wdrażania nowo zatrudnionego pracownika. Dzięki temu będzie pewność, że żaden krok czy też ważna informacja nie zostanie pominięta w trakcie szkolenia. W razie wątpliwości czy niejasności nowy pracownik będzie miał również możliwość zajrzenia do instrukcji stanowiskowej. Podstawą stworzenia takiej instrukcji jest podzielenie kroków procesowych na podstawowe części składowe. Pracownik w łatwy sposób odnajdzie etap, w którym się zatrzymał. Następnie podkreśla się elementy, które są najważniejsze podczas wykonywania danej operacji. Pracownik będzie wiedział, że dane działanie jest kluczowe dla całego procesu produkcyjnego i musi zostać wykonane zgodnie z przyjętymi założeniami. Na koniec powinno się sprawdzić, czy stworzona instrukcja jest zrozumiała dla już pracujących osób oraz należy ćwiczyć poprawność wykonywania poszczególnych kroków, tak aby osiągnąć założony sukces, czyli realizowanie działań operacyjnych na stanowisku roboczym w taki sam sposób przez każdego pracownika. Wzory i przykłady instrukcji opierających się na TWI z łatwością można odnaleźć na różnych stronach internetowych. Oprócz wymienionych kwestii, które powinny być zawarte w takiej instrukcji, zachęcam do stosowania wizualizacji operacji oraz ukazywania na zdjęciach tylko i wyłącznie prawidłowo wykonywanych działań, aby nie sugerować i nie pokazywać pracownikowi niewłaściwych zachowań. Po przedstawieniu założeń związanych z prawidłowo wykonaną instrukcją pracy czas na opisanie w punktach prawidłowego przebiegu procesu wdrożenia pracownika zgodnie z programem TWI. Jak już zostało wspomniane, celem jest, aby pracownik posiadał wiedzę o czynności, którą wykonuje, dzięki czemu czynność ta zostanie wykonana poprawnie i przyniesie wartość dodaną (zysk dla organizacji). Najefektywniejszy sposób instruowania pracownika to model czterostopniowy: Wprowadzenie pracownika do procesu produkcyjnego i stanowiska roboczego Dobrze jest zaznajomić nową osobę w organizacji z obszarem działalności zakładu, panującymi zasadami oraz posiadanymi i wdrożonymi standardami, np. jeśli fabryka posiada ISO 9001. Dzięki temu zaczniemy budować świadomość takiej osoby. Następnie należy skupić uwagę szkolonego na zadaniach, jakie będzie musiał wykonywaćw trakcie jego pracy. Przedstawić technologiczne aspekty, które się odbywają na tym stanowisku. Trzeba to zrobić w taki sposób, aby go zainteresować tą tematyką oraz zachęcić do rozwoju i zdobywania wiedzy w tym zakresie – największym marnotrawstwem jest niewykorzystanie potencjału człowieka. Przedstawienie przez lidera poprawnie wykonanej czynności odbywającej się w gnieździe produkcyjnym Nadszedł czas, aby zabrać szkolonego na Gembe, czyli do miejsca, w którym będzie wykonywał swoją pracę. Na początek lider powinien słownie omówić następujące po sobie operacjei dopiero po tym rozpocząć fizyczne przedstawienie. Dzięki temu dwukrotnie zostanie przybliżony proces. Należy przy tym pamiętać o zwróceniu uwagi na kluczowe elementy/czynności, aby pracownik miał świadomość, że poprawne ich wykonanie gwarantuje prawidłowy przebieg operacji. Lider, pokazując kolejne czynności, musi zachować spokój, cierpliwość oraz w odpowiedni sposób dawkować kolejne informacje. Nie można od razu udzielić zbyt dużo informacji, gdyż nie zostaną one w pełni zrozumiane przez słuchacza. W efekcie cały proces instruowania pochłonie znacznie więcej czasu i nie będzie efektywny. Wykonanie przez pracownika/osobę nowozatrudnioną zaprezentowanej czynności Po zaprezentowaniu i omówieniu kolejnych operacji należy zaprosić szkolonego, aby sam wykonał tę czynność. Lider musi uważnie przyglądać się i służyć pomocą jeśli zauważy, że pracownik popełnia błędy. Już na tym etapie kluczowe jest dokonywanie korekty, aby błędne ruchy nie zostały zapamiętane przez nowozatrudnioną osobę. Dobrą praktyką jest, aby szkolony opowiadał o wykonywanych kolejno operacjach, gdyż dodatkowo utrwala nowo poznaną wiedzę, a lider ma możliwość zareagowania, gdyby nastąpiła pomyłka. Dlaczego się to robi? Ułatwia to przyswojenie operacji przez nowego pracownika. Lider pozostaje ze szkolonym do momentu, aż stwierdzi, że po kilkunastu prawidłowo wykonanych czynnościach, szkolony rozumie cały proces, który realizuje. Etap instruowania pracownika jest najważniejszym punktem, dlatego warto poświęcić odpowiednio dużo czasu, aby mieć pewność, że nowozatrudniona osoba w sposób prawidłowy będzie wykonywać swoją pracę. Jest to proces nauki, dlatego ewentualne pomyłki i błędy będą się pojawiać. Lider wówczas musi w odpowiedni sposób reagować, tak aby nie zniechęcić nowej osoby do przyjścia w następne dni. Nadzorowanie pracy pracownika Jeżeli wyżej opisane kroki zostaną solidnie przeprowadzone, to pracownik będzie wiedział, jak prawidłowo wykonywać pracę. Jednakże trzeba wskazać osobę, do której ten nowo zatrudniony będzie mógł się udać i poprosić o pomoc. Nie należy pozostawiać takiej osoby bez wsparcia. Przez kilka tygodni obserwuj postępy. Dlaczego? Aby mieć pewność, że pracownik w pełni zrozumiał przyjęte procedury oraz jest świadomy odpowiedzialności wykonywanej czynności. Powinno się zachęcać nowozatrudnionego do kontaktu z wyznaczoną osobą w przypadku pojawiania się pytań i wyjaśniania wszelkich wątpliwości. Redukuj nadzór, jeżeli widzisz poprawę u pracownika. Stosując ten model, uzyskuje się poprawę bezpieczeństwa i jakości, krótszy czas wdrożenia na stanowisko robocze oraz poprawę świadomości o przebiegu procesu wśród zatrudnionych. Świadomy pracownik to wydajny pracownik, który może odkrywać usprawnienia w cyklu produkcyjnym. II. Metoda pracy = doskonalenie metody pracy w TWI Metoda pracy lub bardziej precyzyjnie — doskonalenie metody pracy, ma na celu wspieranie zarówno przełożonego (lidera) jak i pracownika w analizowaniu obecnego stanu przebiegu procesu, aby znajdować miejsca, w których odbywają się czynności niedodające wartości (Non-value adding) i eliminowaniu ich. W doskonaleniu metody pracy dokonujemy analizy kroków odbywających się na poszczególnych etapach produkcyjnych. Następnie ustalana jest kolejność działań i przypisywana jest odpowiedzialność za każdy etap. Można powiedzieć, że tworzony jest „właściciel procesu” lub „właściciel operacji”, w zależności od stopnia złożenia procesu. Istotnym elementem na tym poziomie są rozmowy z osobami na co dzień wykonującymi daną operację, ponieważ są najbliżej miejsca, w którym dokonuje się działanie (3G – GEMBA, GEMBUSTU, GENJITISU). W związku z tym są istotnym źródłem poszukiwania pomysłówi doskonalenia. Po krótkim opisie Metody pracy czas przejść do konkretów, czyli zebrania w punkty najważniejszych kroków. Wyodrębnienie poszczególnych czynności w procesie Ten krok wymaga, aby dokonać przejścia przez kolejne czynności, które występują w danym cyklu produkcyjnym. Następnie należy zapisać te poszczególne działania, dzięki czemu stworzona zostanie lista z wykonywanymi operacjami. Warto odnotować nawet najmniejszy ruch operatora lub postój spowodowany oczekiwaniem na półfabrykaty, gdyż ta lista będzie podstawą do szukania usprawnień. Analiza wykonywanych czynności Mając stworzoną listę wykonywanych czynności i ruchów, trzeba się zastanowić i ocenić, które z nich są konieczne, a które można wyeliminować lub usprawnić. Wówczas istnieje duże prawdopodobieństwo zidentyfikowania „wąskiego gardła” powodującego spadek wydajności. Dzięki temu organizacja będzie dążyć do minimalizacji jego wpływu na proces. Wyjściem z analizy w tym kroku jest określenie najlepszej metody realizowania poszczególnych czynności. Stworzenie nowego standardu TWI Poprawnie stworzony nowy standard to taki, który zwiększy wydajność procesów. Po analizie wykonanej w poprzednim kroku znane są miejsca, które można usprawnić. Dlatego w nowym standardzie zostaną wyeliminowane operacje zbędne, co już przełoży się na efektywność procesu. Tworzona procedura powinna zawierać możliwie jak najkrótszą i jak najbardziej ekonomiczną drogę transportową pomiędzy poszczególnymi gniazdami produkcyjnymi. Jak widzisz — usuwamy zbędny transfer, jeden z MUDA :). Dobrą praktyką jest, aby włączać w ten projekt osoby z produkcji. Organizacja zyska na tym poprawę świadomości wśród operatorów, krótszy czas wdrażania standardu oraz większą motywację personelu. Warto podkreślić, iż nie można zapominać o ciągłym doskonaleniu. Stworzenie nowego standardu nie oznacza, że w procesie nie ma już miejsc do usprawnień. Należy stale obserwować i analizować czynności wykonywane przez pracowników oraz rozmawiać z nimi. Wdrożenie nowego standardu Po opracowaniu standardu należy przejść do jego wprowadzenia w proces wyznacz lidera, który wdroży nowy standard, to klucz do sukcesu. Zaletami takiego podejścia jest eliminacja marnotrawstwa (3M – MUDA, MURA, MURI), które w efekcie powodują wzrost efektywności i produktywności. Dodatkowo rozmawiając z pracownikiem i angażując go w doskonalenie poprawiane są relacje oraz niwelowane są opory przed zmianą. Zmiana odbywa się z personelem i nie jest ona odbierana jako „wymysł” kierownictwa. Jeżeli pracownik pracuje zgodnie z nowym standardem i angażuję się doskonalenie, to warto go pochwalić i podziękować. III. Relacje pracy = relacje z pracownikami w TWI Relacje pracy rozumiane jako relacje z pracownikami to przede wszystkim kontaktz poszczególnymi osobami na produkcji. Lider w programie TWI musi wiedzieć, jak się z nimi skutecznie komunikować (tutaj polecam książkę prof. Andrzeja Jacka Blikle pt. „Doktryna Jakości”). Poprzez odpowiedni sposób komunikacji i traktowanie podwładnych jako partnerów zawodowych następuje poprawa atmosfery i relacji wśród załogi, która identyfikuje się z zakładem oraz czuje się odpowiedzialna za przypisane procesy lub operacje. Wzmacniasz w ten sposób pewność siebie pracownika. Zatrudnione osoby chętniej przyjdą do pracy i zwiększy się frekwencja. Ponadto dobrą praktyką jest powiadamianie zespołu o następujących zmianach, głównie tych, które bezpośrednio będą ich dotyczyć. Uzyskuje się wówczas zaufanie stanowiące podstawę budowy dobrze pracującego kolektywu. Program TWI w etapie Relacje pracy, czy też Relacje z pracownikami zachęca do angażowania osób z produkcji w pojawiające się problemy oraz włączania ich w rozwiązywanie tych problemów. Mamy cztery kroki. Poznasz je poniżej. 1. Gromadzenie informacji w postaci danych i faktów Pierwszy krok zakłada gromadzenie informacji w postaci danych i faktów. Nie można się opierać na przypuszczeniach czy opiniach. Przy rozwiązywaniu problemów konieczne jest posiadanie twardych i popartych analizą wiadomości. Osoba bezpośrednio wykonująca daną operację może być cennym źródłem informacji o przyczynie powstania problemu na jego stanowisku oraz sposobie na skuteczne działania korygujące. Oczywiście wspomniane problemy nie muszą dotyczyć tylko kwestii produkcyjnych. W organizacjach mogą także występować problemy międzyludzkie, które również należy rozwiązać. 2. Analiza zaproponowanych działań korygujących Po zebraniu danych należy przejść do ich analizy. Trzeba zastanowić się, co jest przyczyną zidentyfikowanego problemu. Tylko dzięki temu będzie można podjąć skuteczne działania naprawcze. Prawdopodobnie pojawi się kilka pomysłów na rozwiązanie, jednakże konieczna jest kolejna analiza. Tym razem na chłodno powinno się ocenić, które działanie przyniesie pożądany efekt. Dodatkowo warto rozważyć wpływ podjętej akcji na osoby pracujące na produkcji. Dlatego dobrze jest włączać te osoby w rozwiązywanie problemów. 3. Proces wdrożenia TWI Kiedy ustalimy priorytety odnośnie działań korygujących, musimy przejść do realizacji. Do podjętych akcji powinno się przydzielić osoby, które posiadają odpowiedni zakres odpowiedzialności. Nie odraczaj terminu wdrożenia! Największą efektywność osiągnie się przy jak najwcześniejszym zareagowaniu na powstały problem. Uzupełniająco można podjąć działania prewencyjne, np. na sąsiedniej linii produkcyjnej, na której istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia zidentyfikowanego problemu. 4. Weryfikacja skuteczności wdrożonych działań Ostatnim krokiem jest sprawdzenie jak podjęte akcje funkcjonują w procesie. W tym celu ważne jest, aby ustalić częstotliwość weryfikacji. Jedna pozytywna ocena skuteczności zaimplementowanych działań nie jest wystarczająca. Należy podjąć kilka prób, aby mieć pełny obraz i pewność. Pracownik, który ma tak dobrze ukształtowaną świadomość to skarb dla każdej organizacji nastawionej na ciągłe doskonalenie. Jednakże tą świadomość należy stopniowo wypracowaći to zadanie spoczywa na przełożonych (liderze). IV. Bezpieczeństwo pracy = BHP Bezpieczeństwo pracy skupia się na podejmowaniu działań zapobiegawczych w trakcie pracy wykonywanej przez załogę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Poniżej przestawione są punkty, które pozwolą organizacji na stworzenie takich warunków. Identyfikacja zagrożeń Pierwszy krok to identyfikacja miejsca, w których istnieje niebezpieczeństwo zagrażające pracownikowi. Konieczne jest, aby zapewnić zatrudnionym ludziom bezpieczne warunki pracy. TWI – Ustalenie rozwiązań chroniących człowieka Jeśli zauważalne jest jakiekolwiek zagrożenie dla człowieka, to obligatoryjnie trzeba się zastanowić i ustalić, jakie rozwiązanie zabezpieczające należy podjąć w celu eliminacji lub minimalizacji niebezpieczeństwa. Tutaj już rozpoczyna się realizacja drugiego kroku. Przykładem rozwiązań mogą być środki ochrony osobistej lub zastosowanie odpowiedniej infrastruktury, np. przysłony, czy też fotokomórki. Warto zaangażować pracowników do znajdywania rozwiązań, tak aby znaleźć najbardziej skuteczne. Wdrożenie rozwiązań chroniących człowieka W momencie określenia, jaki rodzaj ochrony lub jakie rozwiązanie zabezpieczy pracownika, to w kolejnym (trzecim) kroku należy wdrożyć takie rozwiązanie i sprawdzić już na miejscu czy spełnia ono swoją, role. Kontrola i doskonalenie Na koniec nie wolno zapomnieć o ostatnim, czwartym kroku, który związany jest z doskonaleniem. Powinno się przez cały czas usprawniać proces i budować bezpieczne miejsce pracy. W tym celu można prowadzić audyty BHP lub rozmawiać z ludźmi, którzy na co dzień mają styczność z procesem. Stosując, to podejście uzyskuje się bezpieczne środowisko pracy, co jest kluczowym elementem w każdym zakładzie produkcyjnym. Podsumowanie Program TWI jest bardzo pomocnym narzędziem i przynosi wiele korzyści dla organizacji, która go stosuje. Poza wymienionymi powyżej korzyściami warto wspomnieć o: zmniejszeniu czasu wdrożenia nowego pracownika,znacznej poprawie wydajności zakładu,obniżeniu poziomu brakowości, a w efekcie poprawie jakości produktów,spadku liczby reklamacji. Na koniec warto wspomnieć, że TWI jest nierozłącznym elementem Toyota Production System i odgrywa ważną rolę w trakcie wdrażania strategii Lean Management. Temat opracował i przygotował Michał Madyda – Inżynier Jakości, kursant Researcher Bloga – pod Redakcją Artura Mydlarza